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Les managers et les ressources humaines peuvent accéder à différents outils pour optimiser la gestion du personnel. Parmi eux, figurent les logiciels RH. Mais encore faut-il utiliser le bon équipement pour des résultats concluants. Découvrez, avec Rosaly, expert en solutions RH, quels logiciels utiliser pour votre entreprise.
Il est essentiel d’identifier les besoins de l’entreprise avant de choisir un quelconque logiciel RH. Les besoins en question portent sur différents aspects de la gestion des ressources humaines : outil de gestion du personnel, automatisation RH, base de données des employés, planification des effectifs, suivi des performances individuelles…
La prochaine étape consiste à dresser une liste des fonctionnalités les plus importantes. Il s’agit du cahier de charges. Celui-ci contient les informations relatives au recrutement, gestion des congés, suivi des absences, paie, gestion des compétences…
Une fois les besoins et les fonctionnalités définis, il ne reste plus qu’à établir un budget. Pour optimiser les coûts RH, il est essentiel de faire jouer la concurrence. D’où l’importance de prendre en compte le rapport qualité-prix lors de l’acquisition du logiciel de gestion des talents.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est conseillé de demander des démonstrations de logiciels RH. Ces essais vous permettent de vérifier l’adéquation de l’outil avec les besoins de l’entreprise.
Cette dernière étape consiste à demander des références clients. Il convient aussi de se renseigner sur les mises à jour disponibles, l’entretien et le service après-vente.
Les logiciels RH sont vivement sollicités pour leurs fonctionnalités. Parmi elles, figure la gestion des :
Grâce à la centralisation de données, les utilisateurs de logiciels RH peuvent accéder facilement et rapidement aux informations dont ils ont besoin (historique d’emploi, parcours, coordonnées…). Cette fonctionnalité du logiciel permet également aux RH de se conformer aux normes en vigueur en termes de gestion du personnel.
Les managers peuvent gagner plus de temps dans la gestion des RH grâce à l’automatisation des processus. Cet aspect du logiciel permet également de traiter les différentes informations RH à distance et en toute sécurité. Enfin, l’automatisation RH aide à prévenir les erreurs humaines et les problèmes de duplicata.
Grâce à une automatisation de certaines tâches administratives, les logiciels RH contribuent à améliorer la performance RH. En effet, les managers et les ressources humaines peuvent se concentrer exclusivement sur leurs autres missions. À la clé, un meilleur rendement et un sentiment de bien-être accru au travail.
L’intégration RH facilite la communication entre les collègues et entre les membres de la direction des ressources humaines. En effet, les collaborateurs peuvent accéder à tout moment à des informations pertinentes et fiables sur les politiques de l’organisation.
Grâce au système de cryptage des données, les utilisateurs de logiciel RH n’ont aucune crainte à avoir. Le chiffrement de données offre un accès unique à chaque usager grâce à l’utilisation d’une technologie hautement sécurisée.
L’accès au logiciel RH nécessite l’insertion d’un identifiant et d’un mot de passe. Le mot de passe choisi doit être difficile à deviner. Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs de la base de données des employés sont tenus de modifier régulièrement leur mot de passe.
Au sein de l’entreprise, chaque employé dispose d’un profil différent. De ce fait, l’accès au logiciel est géré en fonction de l’identité de l’usager (manager, directeur, employé). Cette gestion personnalisée permet de limiter l’accès à certaines informations à des profils en particulier.
Pour garantir la sécurité des données, les logiciels RH offrent un suivi personnel des activités RH au sein de l’entreprise (projets, tâches, temps d’exécution, coût par activités, ligne de production, acteurs impliqués…)
Les logiciels RH demandent régulièrement des mises à jour qui offrent des fonctionnalités toujours plus innovantes. Il est nécessaire de mettre à jour l’outil de gestion du personnel pour se conformer aux dernières normes de sécurité.
